Особенности хранения электронных документов

Компьютерные технологии - неотъемлемая часть деятельности многих предприятий. Их руководители оценили все преимущества электронного документооборота, предусматривающего создание, подписание и обработку документации с помощью компьютерного оборудования. Сегодня ЭДО внедряется как на небольших предприятиях, так и на крупных холдингах, имеющих разветвленную структуру и множество филиалов по всей стране, а часто – и за ее пределами. Благодаря документообороту, который осуществляется в электронном формате, руководители предприятий могут отслеживать все бизнес-процессы. Вместе с тем они должны позаботиться о надлежащем хранении всех электронных документов. Как хранить документы, оформленные и подписанные в электронном виде? Рассмотрим этот вопрос детальнее.

Для хранения бумажных и электронных документов создаются архивы. Только в первом случае – это полки, на которых размещены папки с документацией, а во втором – это электронные носители.

Необходимость хранения документов в течение определенного времени установлена законом. Бухгалтерская, кадровая и хозяйственная документация предприятия должна храниться от нескольких лет до нескольких десятилетий. Так же как и бумажные, в течение нескольких лет должны быть доступными и электронные документы.

Но что делать, если компьютерная техника и различные электронные носители информации стремительно устаревают? Не редкими являются случаи, когда электронный документ, записанный несколько лет назад, уже невозможно прочитать, так как нет программы, с помощью которой его можно открыть. К примеру, все помнят дискеты, которые еще недавно считались самыми распространенными носителями информации. Если изменить формат, то ЭЦП, которая была использована для его подписи, не будет соответствовать документу.

Чтобы решить проблему, периодически информация переписывается с устаревшего на более новый носитель. Новые версии ПО разработаны таким образом, чтобы поддерживать устаревшие программные продукты.

Для определения лица, подписавшего документ, применяется электронная подпись, выдача которой предлагается на сайте sis-company.ru. Но проблема в том, что ее сертификат действует не более 15 месяцев. Компании, занимающиеся выдачей ЭЦП, предлагают метки времени, которые добавляются к электронной подписи в процессе ее создания. Благодаря такой услуге, подлинность подписи можно проверить в любой момент.